INSTRUCCIONES GENERALES
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Libros a Legalizar
Todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio
de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de
inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).
Un libro de actas de las Juntas generales y de los órganos
colegiados de la sociedad (Art. 26 Código de Comercio y 106 RRM).
Las sociedades Anónimas deberán llevar además de todos
los libros anteriores el libro Registro de Acciones Nominativas. Las Sociedades
de Responsabilidad Limitada, "S.L", todos los libros anteriormente
citados, pero en lugar del libro de Acciones Nominativas llevarán el libro
Registro de Socios (Art. 27 y 28 del Código de Comercio). Las Sociedades
unipersonales llevaran un libro-Registro de Contratos (Art. 16 LSC).
Forma de presentación y Plazo
(Instrucción de la DGRN de 12 de febrero de 2015)
La Instrucción será aplicable a los libros
obligatorios de todas clases para ejercicios abiertos a partir del 29 de
septiembre de 2013. Por lo tanto, los libros de ejercicios anteriores,
aunque fuera de plazo, podrán legalizarse en la forma ordinaria.
Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los
empresarios se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su
legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de
los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
No podrán legalizarse, a partir del 29 de septiembre de 2013, libros en blanco para su posterior
utilización ya sean encuadernados o formados por hojas móviles. Tampoco será
posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de
cualquier tipo no presentados por vía telemática.
Libros de actas, registro de socios,
acciones nominativas y de contratos
Los libros de actas de reuniones de los órganos
colegiados y de las decisiones del socio único, respecto de ejercicios sociales
iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, se legalizarán por vía
telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio como
si de libros de contabilidad se tratara. Como novedad se podrán legalizar
libros de detalle de actas, si se necesita acreditar algún hecho de forma
puntual en cualquier momento del ejercicio, sin perjuicio de que, de forma
obligatoria, se incluyan en el libro de actas de todo el ejercicio. Podrán ser
legalizados los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el
inmediatamente anterior o anteriores.
Libro registro de socios, acciones
nominativas y de contratos
El libro registro de socios o de acciones nominativas o de contratos del socio único con la
sociedad ya legalizados en blanco podrán utilizarse para negocios
jurídicos anteriores al 29 de septiembre de 2013. A partir de esa fecha su
tratamiento es similar al libro de actas en cuanto al cierre y diligencia que
acredite esta circunstancia en el primer envío telemático (art. 334.2 y 18.3
LE).
En los supuestos de sociedades de nueva creación, una
vez practicada la primera inscripción en el Registro se legalizará un libro en
el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Legalizado este libro
inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro dentro de los
cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio en el que se haya producido
cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se
hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. En dichos libros deberá
constar la identidad completa de los titulares, la nacionalidad y el domicilio.
La omisión de estos datos no impedirá la legalización del libro, pero en la
nota de legalización se reflejará esta circunstancia. Las mismas reglas serán
de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad. Podrán
legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de
socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido
legalizado el libro inicial.
Diligencia de Cierre
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados
sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos, datos de
socios/partícipes y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de
2013. Finalizado este último ejercicio social, los libros se cerrarán mediante
diligencia que se incorporará en el primer envío telemático de los
mismos por medio de un archivo en el que se incluirá una certificación
expedida por el órgano de administración haciendo constar esta circunstancia
(arts. 334.2 RRM y 18.3 de la Ley de Apoyo a los Emprendedores y su
Internacionalización). Los asientos contables, contratos, datos de
socios/partícipes o actas de un ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013
que se hubieran transcrito a dichos libros se trasladarán al nuevo que se
enviará telemáticamente.
Los libros de contabilidad presentados por vía
telemática no requieren diligencia de cierre.
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El modelo de certificación lo pueden encontrar en:
El modelo de certificación lo pueden encontrar en:
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La citada certificación o cualquier otro documento que deba acompañar a la solicitud (acta notarial, denuncia, etc ), se incorpora al envío desde la plataforma de remisión telemática o desde nueva aplicación legalia:
Como se añaden documentos adicionales en formato PDF a la legalización de libros:
Desde la plataforma de remisión telemática podemos incluir ficheros PDF con la opción de “Añadir archivo”.
Desde la aplicación Legalia 2014 (si iniciamos el envío telemático desde la misma), podemos incluir ficheros PDF con la opción de “Añadir complementario”.
Constancia de la legalización
Practicada la legalización, el sistema remitirá la factura y la certificación de despacho, a la dirección de correo que tenga dada de alta en el sistema registradores.org
Los tipos de libros y formatos de ficheros que soporta el programa Legalia 2014 así como sus extensiones son los siguientes:
La citada certificación o cualquier otro documento que deba acompañar a la solicitud (acta notarial, denuncia, etc ), se incorpora al envío desde la plataforma de remisión telemática o desde nueva aplicación legalia:
Como se añaden documentos adicionales en formato PDF a la legalización de libros:
Desde la plataforma de remisión telemática podemos incluir ficheros PDF con la opción de “Añadir archivo”.
Desde la aplicación Legalia 2014 (si iniciamos el envío telemático desde la misma), podemos incluir ficheros PDF con la opción de “Añadir complementario”.
Constancia de la legalización
Practicada la legalización, el sistema remitirá la factura y la certificación de despacho, a la dirección de correo que tenga dada de alta en el sistema registradores.org
Los tipos de libros y formatos de ficheros que soporta el programa Legalia 2014 así como sus extensiones son los siguientes:
- Diario
- Inventario y Cuentas Anuales
- Balances de comprobación (sumas y saldos)
- Inventario
- Balances
- Memoria
- Mayor
- Libro de Pérdidas y Ganancias
- IVA
- Facturas Emitidas
- Facturas Recibidas
- Detalle del Diario
- Registro de Acciones Nominativas
- Registro de Socios
- Libro de Actas
- Libro de Detalle de Actas
- Libro de Actas del Consejo
- Libro de Detalle de Actas del Consejo
- Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal
- Otros
Formatos y extensiones
- Excel: XLS o XLSX
- QuatroPro: WQ1
- Lotus: WK1
- Word: DOC o DOCX
- Rich Text Format: RTF
- Acrobat Reader: PDF
- Open Office: ODS y ODT
Por favor rogamos verifiquen antes de efectuar el envío lo siguiente:
- Que la legalización que pretenden realizar se corresponda con el contenido de los ficheros enviados.
- Deberán comprobar que el ejercicio y número de orden correspondiente de los libros.
- Deberán comprobar que consta la fecha de apertura y cierre del ejercicio que pretende legalizar.
- Deberán comprobar que consta la fecha de cierre del libro anterior, último legalizado de los de su clase.
- El teléfono de soporte del programa LEGALIA 2014 para resolver cualquier duda en la presentación telemática es el 912701796 o 902734375.
Enlaces de interés:
- Presentación telemática (Registradores.org).
- Descarga de programas y manuales (Registradores.org).
- Diario
- Inventario y Cuentas Anuales
- Balances de comprobación (sumas y saldos)
- Inventario
- Balances
- Memoria
- Mayor
- Libro de Pérdidas y Ganancias
- IVA
- Facturas Emitidas
- Facturas Recibidas
- Detalle del Diario
- Registro de Acciones Nominativas
- Registro de Socios
- Libro de Actas
- Libro de Detalle de Actas
- Libro de Actas del Consejo
- Libro de Detalle de Actas del Consejo
- Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal
- Otros