Legalización de libros






INSTRUCCIONES GENERALES
Libros a Legalizar
Todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).
Un libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (Art. 26 Código de Comercio y 106 RRM).
Las sociedades Anónimas deberán llevar además de todos los libros anteriores el libro Registro de Acciones Nominativas. Las Sociedades de Responsabilidad Limitada, "S.L", todos los libros anteriormente citados, pero en lugar del libro de Acciones Nominativas llevarán el libro Registro de Socios (Art. 27 y 28 del Código de Comercio). Las Sociedades unipersonales llevaran un libro-Registro de Contratos (Art. 16 LSC).
Forma de presentación y Plazo (Instrucción de la DGRN de 12 de febrero de 2015)
La Instrucción será aplicable a los libros obligatorios de todas clases para ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013. Por lo tanto, los libros de ejercicios anteriores, aunque fuera de plazo, podrán legalizarse en la forma ordinaria.
Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
No podrán legalizarse, a partir del 29 de septiembre de 2013, libros en blanco para su posterior utilización ya sean encuadernados o formados por hojas móviles. Tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
Libros de actas, registro de socios, acciones nominativas y de contratos
Los libros de actas de reuniones de los órganos colegiados y de las decisiones del socio único, respecto de ejercicios sociales iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, se legalizarán por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio como si de libros de contabilidad se tratara. Como novedad se podrán legalizar libros de detalle de actas, si se necesita acreditar algún hecho de forma puntual en cualquier momento del ejercicio, sin perjuicio de que, de forma obligatoria, se incluyan en el libro de actas de todo el ejercicio. Podrán ser legalizados los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
Libro registro de socios, acciones nominativas y de contratos
El libro registro de socios o de acciones nominativas o de contratos del socio único con la sociedad ya legalizados en blanco podrán utilizarse para negocios jurídicos anteriores al 29 de septiembre de 2013. A partir de esa fecha su tratamiento es similar al libro de actas en cuanto al cierre y diligencia que acredite esta circunstancia en el primer envío telemático (art. 334.2 y 18.3 LE).
En los supuestos de sociedades de nueva creación, una vez practicada la primera inscripción en el Registro se legalizará un libro en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares, la nacionalidad y el domicilio. La omisión de estos datos no impedirá la legalización del libro, pero en la nota de legalización se reflejará esta circunstancia. Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad. Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
Diligencia de Cierre
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos, datos de socios/partícipes y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Finalizado este último ejercicio social, los libros se cerrarán mediante diligencia que se incorporará en el primer envío telemático de los mismos por medio de un archivo en el que se incluirá una certificación expedida por el órgano de administración haciendo constar esta circunstancia (arts. 334.2 RRM y 18.3 de la Ley de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización). Los asientos contables, contratos, datos de socios/partícipes o actas de un ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013 que se hubieran transcrito a dichos libros se trasladarán al nuevo que se enviará telemáticamente.
Los libros de contabilidad presentados por vía telemática no requieren diligencia de cierre.


  • La citada certificación o cualquier otro documento que deba acompañar a la solicitud (acta notarial, denuncia, etc ), se incorpora al envío desde la plataforma de remisión telemática o desde nueva aplicación legalia:
    Como se añaden documentos adicionales en formato PDF a la legalización de libros:
    Desde la plataforma de remisión telemática podemos incluir ficheros PDF con la opción de “Añadir archivo”.
    leganadir1
    Desde la aplicación Legalia 2014 (si iniciamos el envío telemático desde la misma), podemos incluir ficheros PDF con la opción de “Añadir complementario”.
    leganadir
    Constancia de la legalización
    Practicada la legalización, el sistema remitirá la factura y la certificación de despacho, a la dirección de correo que tenga dada de alta en el sistema registradores.org
    Los tipos de libros y  formatos de ficheros que soporta el programa Legalia 2014 así como sus extensiones son los siguientes:



  • Diario

  • Inventario y Cuentas Anuales

  • Balances de comprobación (sumas y saldos)

  • Inventario

  • Balances

  • Memoria

  • Mayor

  • Libro de Pérdidas y Ganancias

  • IVA

  • Facturas Emitidas

  • Facturas Recibidas

  • Detalle del Diario

  • Registro de Acciones Nominativas

  • Registro de Socios

  • Libro de Actas

  • Libro de Detalle de Actas

  • Libro de Actas del Consejo

  • Libro de Detalle de Actas del Consejo

  • Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal

  • Otros

Formatos y extensiones


  • Excel: XLS o XLSX

  • QuatroPro: WQ1

  • Lotus: WK1

  • Word: DOC o DOCX

  • Rich Text Format: RTF

  • Acrobat Reader: PDF

  • Open Office: ODS y ODT

Por favor rogamos verifiquen antes de efectuar el envío lo siguiente:



  • Que la legalización que pretenden realizar se corresponda con el contenido de los ficheros enviados.

  • Deberán comprobar que el ejercicio y número de orden correspondiente de los libros.

  • Deberán comprobar que consta la fecha de apertura y cierre del ejercicio que pretende legalizar.

  • Deberán comprobar que consta la fecha de cierre del libro anterior, último legalizado de los de su clase.

  • El teléfono de soporte del programa LEGALIA 2014 para resolver cualquier duda en la presentación telemática es el  912701796 o 902734375.

Enlaces de interés: